Protokoll führen
Jede Elternversammlung und jede Sitzung des Schulelternrats bekommt ein Protokoll, und im Portal lässt es sich direkt ausfüllen. Hier steht Schritt für Schritt, wie das geht, was in ein Protokoll gehört und was ausdrücklich nicht, welche Daten das Portal dabei speichert — und welche Regeln dahinterstehen.
Was hineingehört — und was nicht
Ein Protokoll der Elternvertretung ist ein Ergebnisprotokoll. Es hält fest, was verabredet und beschlossen wurde, damit es nachlesen kann, wer nicht dabei sein konnte — es ist keine Mitschrift des Abends.
Das gehört hinein
Das bleibt draußen
Eine einfache Faustregel: »Es wurde angeregt, den Elternabend früher zu beginnen« statt »Frau M. beschwerte sich über …«.
Schritt für Schritt: das Protokoll im Portal
Das Online-Formular folgt dem Vordruck der Schule. Sie erreichen es über den Kasten »Vorlagen« auf Ihrer Startseite, über »Protokolle« oder auf der Seite Ihrer Klasse; wer lieber auf Papier schreibt, findet dort auch die Vordrucke zum Ausdrucken.
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1
Für wen?
Schulelternrat oder Ihre Klasse. Ein Protokoll der Klasse liegt danach im Klassenboard, und lesen können es nur die Personen der Klasse — das Board geht beim Speichern von selbst an, falls es noch aus ist.
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2
Kopf
Titel, Datum und Protokollführung sind vorbelegt — die Protokollführung sind Sie. Dazu kommen Ort, Beginn und Ende der Sitzung und die Sitzungsleitung.
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3
Tagesordnung und Beschlussfähigkeit
Ein Punkt je Zeile, die Nummern setzt das Protokoll selbst. Dann: Wurden Ort, Zeit und Tagesordnung ordnungsgemäß bekanntgegeben, und wie viele Stimmberechtigte gibt es — eine Stimme je Kind.
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4
Anträge und Beschlüsse
Jeden Beschluss im Wortlaut, dazu die Stimmen mit Ja, Nein und Enthaltung. Ein Knopf legt weitere Zeilen nach.
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5
Sitzungsverlauf
In Stichworten und als Ergebnis: was berichtet wurde, was besprochen wurde, was offen bleibt. Hier gilt die Regel von oben — keine pädagogischen Inhalte, nichts über einzelne Kinder, nichts aus Konferenzen.
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6
Wer macht was bis wann
Aufgaben mit Namen und Datum — die Liste, auf die beim nächsten Mal alle schauen.
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7
Anwesenheit
Ein Name je Zeile, anwesend und entschuldigt. Keine Adressen, keine Telefonnummern. Wer eine ausführliche Liste braucht, füllt zusätzlich die Anwesenheitsliste aus.
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8
Speichern, prüfen, abschließen
Gespeichert wird als Entwurf, den nur Sie und der Vorstand sehen — bei einer Klasse ihre Elternsprecher. Lesen Sie ihn in Ruhe noch einmal, dann »Abschließen«: Jetzt lesen es alle, für die es gedacht ist, und es steht als schreibgeschütztes PDF zum Abheften und Weiterschicken bereit. Zurück in den Entwurf geht es auch.
Ein auf Papier geführtes und unterschriebenes Protokoll können Sie unter »Protokolle« abfotografiert hochladen — bitte ohne Anlagen mit privaten Adressen oder Telefonnummern.
Anwesenheitsliste und Wahlniederschrift
Beide gibt es ebenfalls online. Die Anwesenheitsliste ist die Anlage zum Protokoll; die Wahlniederschrift hält fest, wer gewählt wurde, mit wie vielen Stimmen und ob die Gewählten die Wahl annehmen.
Bei einer Wahl gilt zusätzlich die Elternwahlverordnung: Die Niederschrift unterschreibt der Wahlvorstand, und das Wahlergebnis geht zusammen mit Anwesenheitsliste, Stimmzetteln und Niederschrift unverzüglich an die Schulleitung; aufbewahrt werden die Wahlunterlagen während der Amtszeit. Den Wahlvorstand — zwei Personen — wählt die Versammlung vor der Wahl. Drucken Sie das PDF aus dem Portal also aus und unterschreiben Sie es — im Portal bleibt die Kopie, und die Wahlniederschrift einer Klasse liest nur die Klasse.
Welche Daten das Portal speichert
- Gespeichert wird
- Was im Vordruck steht: Datum, Ort, Sitzungsleitung, Protokollführung, Tagesordnung, Beschlüsse mit Stimmenzahlen, der Verlauf in Stichworten, Aufgaben mit Namen und die Namen der Anwesenden und Entschuldigten — auch von Eltern ohne Konto im Portal. Dazu, wer das Protokoll ausgefüllt und abgeschlossen hat.
- Nie gespeichert wird
- Protokolle von Klassen- oder Gesamtkonferenzen, Angaben zu einzelnen Kindern, Gesundheitsdaten, private Adressen und Telefonnummern.
- Wer es liest
- Ein Protokoll des Schulelternrats: die Mitglieder des Schulelternrats dieser Schule. Ein Protokoll einer Klasse: nur die Elternsprecher, die freigegebenen Eltern und — falls dabei — die Klassenleitung dieser Klasse. Entwürfe sehen nur die Protokollführung und der Vorstand beziehungsweise die Elternsprecher.
- Wie lange
- So lange das Gremium es braucht. Entfernen kann ein Protokoll der Vorstand, bei einer Klasse deren Elternsprecher. Über eine feste Aufbewahrungsfrist entscheidet der Schulelternrat.
- Wo
- Auf einem Server der IONOS SE in Deutschland, ausgeliefert nur an Angemeldete. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen.
- Rechtsgrundlage
- Die Aufgabe der Elternvertretungen nach dem Schulgesetz: § 84a Abs. 1 SchulG LSA mit Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Eine Einwilligung der Anwesenden ist dafür nicht nötig — wohl aber der sparsame Inhalt von oben.
Die Rechtstexte
- §§ 55 bis 59 Schulgesetz
- Auftrag und Rechte der Elternvertretung. § 56: Die Klassenelternschaft wählt ihre Elternsprecher (im Gesetz: Vorsitz und Stellvertretung) sowie die Elternvertreter für die Klassenkonferenz. Die Elternsprecher laden mindestens zweimal im Jahr zur Elternversammlung ein — und zusätzlich, wenn ein Drittel der Eltern, die Schulleitung oder die Klassenleitung es verlangt. § 57: der Schulelternrat. § 59: Alle schulischen Fragen dürfen erörtert werden; die Elternvertreter in den Konferenzen berichten dem Schulelternrat oder der Klassenelternschaft regelmäßig über ihre Tätigkeit — was in der Konferenz vertraulich war, bleibt dabei außen vor (Konferenzverordnung).
- § 84a Schulgesetz
- Schüler- und Elternvertretungen dürfen personenbezogene Daten verarbeiten, soweit sie damit ihre gesetzlichen Aufgaben erfüllen; zugänglich sein dürfen die Daten nur denen, die sie dafür brauchen. Das ist die Grundlage für die Protokolle im Portal.
- Elternwahlverordnung §§ 2 und 3
- Was die Wahlniederschrift enthält und wer sie unterschreibt; Übergabe von Ergebnis, Anwesenheitsliste, Stimmzetteln und Niederschrift an die Schulleitung; Aufbewahrung während der Amtszeit.
- Konferenzverordnung §§ 2, 3 und 7
- Die Beratungen der Konferenzen sind nicht öffentlich. Einzelne Tagesordnungspunkte können mit Zweidrittelmehrheit oder auf Wunsch der Schulleitung für vertraulich erklärt werden; bei Beratungen über einzelne Schülerinnen und Schüler gilt für alle Anwesenden in jedem Fall strenge Vertraulichkeit, und die Eltern- und Schülervertreter können davon ausgeschlossen werden. Die Niederschrift fertigen die Lehrkräfte, Abschriften aus nicht veröffentlichten Protokollen sind unstatthaft. Deshalb gehören Konferenzprotokolle nie ins Portal — und daran sind auch die gewählten Elternvertreter gebunden.
- Datenschutz-Grundverordnung
- Art. 5: nur so viele Daten wie nötig und nur so lange wie nötig. Art. 6 Abs. 1 lit. e: Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse. Art. 28: Vertrag mit dem Hoster über die Auftragsverarbeitung.
Den Wortlaut des Schulgesetzes stellt das Bildungsministerium bereit, die Elternwahlverordnung steht im Landesrecht Sachsen-Anhalt, ebenso die Konferenzverordnung vom 2. August 2005.
Häufige Fragen
Muss das Protokoll unterschrieben werden?
Der Vordruck der Schule sieht Unterschriften von Protokollführung und Sitzungsleitung vor; drucken Sie dafür das abgeschlossene PDF aus. Im Portal zählt das Abschließen durch die Protokollführung — die Fußzeile des PDF nennt Stand und Status. Bei einer Wahl ist die unterschriebene Niederschrift Pflicht und geht an die Schulleitung.
Liest die Klassenleitung das Protokoll der Elternversammlung?
Wenn sie im Klassenboard dabei ist, ja — sie sieht dasselbe wie die Eltern der Klasse, und im Board steht für alle sichtbar, dass sie mitliest. Ein Protokoll wird von ihr nicht erwartet; das Protokoll führt die Elternvertretung.
Ich sitze in der Klassenkonferenz. Was darf ich davon berichten?
Dem Schulelternrat oder der Klassenelternschaft berichten Sie regelmäßig über Ihre Tätigkeit — allgemein, ohne vertrauliche Inhalte und ohne Angaben zu einzelnen Kindern oder Lehrkräften. Was in der Konferenz vertraulich beraten wurde, bleibt dort; ins Protokoll der Elternversammlung gehört davon nichts.
Jemand möchte nicht namentlich im Protokoll stehen.
Die Anwesenheit gehört zum Protokoll, weil sie die Beschlussfähigkeit belegt. Alles Weitere steht ohne Namen: was gesagt wurde, nicht wer es gesagt hat. Wer eine Aufgabe übernimmt, steht natürlich dabei.
Wie lange bleibt ein Protokoll im Portal?
So lange das Gremium es braucht. Der Vorstand — bei einer Klasse die Elternsprecher — kann ein Protokoll jederzeit entfernen. Über eine feste Aufbewahrungsfrist entscheidet der Schulelternrat; bis dahin wird nichts automatisch gelöscht.
Kann ich ein Protokoll nachträglich ändern?
Ja. Die Protokollführung und der Vorstand — bei einer Klasse die Elternsprecher — können ein Protokoll auch nach dem Abschließen bearbeiten oder zurück in den Entwurf nehmen. Das PDF entsteht immer aus dem aktuellen Stand und nennt ihn in der Fußzeile.