Das Portal nutzen

So richten Sie Ihr Konto ein

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und klappt am Handy genauso gut wie am Rechner. Ein Passwort brauchen Sie nicht, denn die Anmeldung läuft über einen Link, den Sie per E-Mail bekommen.

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   Registrieren

   Öffnen Sie die Seite Registrieren. Weil beide Schulelternräte in unserem Gebäude das Portal nutzen, fragt die Seite zuerst nach Ihrer Schule. Danach füllen Sie das kurze Formular aus: Gefragt wird nach Ihrem Vor- und Nachnamen, Ihrer E-Mail-Adresse, der Klasse Ihres Kindes und Ihrem Amt, also Elternsprecher oder stellvertretender Elternsprecher. Sind Sie zusätzlich in die Gesamtkonferenz, in die Klassenkonferenz oder als Mitglied oder Vertretung in den Kreiselternrat gewählt worden, kreuzen Sie das bitte direkt darunter an, sonst bleiben die Kästchen leer. Wer mag, gibt dem Vorstand noch eine kurze Nachricht mit. Nehmen Sie bitte eine E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig lesen, denn dorthin gehen Ihre Anmeldelinks und alle Benachrichtigungen. Zum Schluss bestätigen Sie die Datenschutzhinweise und schicken die Registrierung ab.

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   Bestätigungsmail prüfen

   Kurz darauf bestätigt eine E-Mail vom Absender elternrat@gutenberg.schule den Eingang Ihrer Registrierung. Ist nach ein paar Minuten nichts angekommen, schauen Sie bitte in Ihren Junk- oder Spam-Ordner. Markieren Sie die Mail dann als »Kein Junk« oder den Absender als sicher, damit nicht auch Ihr Anmeldelink dort verschwindet.

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   Auf die Freigabe warten

   Das Portal ist ausschließlich für gewählte Elternvertreter gedacht. Deshalb sieht sich der Vorstand jede Registrierung kurz an und schaltet sie von Hand frei. Das geht so schnell wie möglich — haben Sie bitte einen Moment Geduld. Danach bekommen Sie eine E-Mail mit dem Betreff »Du bist im Elternrat-Portal freigeschaltet«, die Ihren Anmeldelink gleich mitbringt. Vorher ist eine Anmeldung noch nicht möglich.

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   Zum ersten Mal anmelden

   Tippen Sie in dieser E-Mail auf »Jetzt anmelden«. Der Link gilt sieben Tage und nur ein einziges Mal. Es öffnet sich die Seite »Fast geschafft«; dort drücken Sie noch auf den Knopf »Jetzt anmelden«, und schon sind Sie drin. Auf diesem Gerät bleiben Sie danach ein ganzes Jahr lang angemeldet. Für ein zweites Gerät oder wenn der Link abgelaufen ist, geben Sie unter Anmelden Ihre E-Mail-Adresse ein und bekommen einen neuen Link, der dann 15 Minuten gilt.

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   Das Konto nach Ihren Wünschen einstellen

   Nach der ersten Anmeldung lohnt sich ein Blick auf die Seite »Konto«. Am Handy finden Sie sie ganz rechts in der unteren Leiste, am Rechner oben in der Leiste. Dort legen Sie fest, wie Sie über Neuigkeiten informiert werden möchten: sofort bei jedem neuen Beitrag, einmal am Tag als Zusammenfassung oder gar nicht. Außerdem stellen Sie ein, ob Sie per E-Mail an Termine erinnert werden wollen.

   Besonders ans Herz legen wir Ihnen das Kalender-Abo. Am schnellsten richten Sie es auf der Startseite ein: Unter den nächsten Terminen steht »Aufs Handy abonnieren«. Damit stehen alle Termine automatisch im Kalender Ihres Handys, Verlegungen und Absagen eingeschlossen.

Wofür das Portal gedacht ist

Viele kennen das: Wichtige Informationen und Termine werden in WhatsApp-Gruppen geteilt und sind dort nach wenigen Stunden zwischen anderen Nachrichten verschwunden. Wer gerade keine Zeit hatte, findet sie kaum wieder. Genau das wollen wir ändern. Das Portal ist unsere gemeinsame, dauerhafte Ablage, in der jedes Thema und jeder Termin eine eigene Seite mit eigenem Link hat. So geht nichts mehr unter, und Sie können alles auch Monate später noch nachlesen.

Im Portal finden Sie alle Termine der Schule und des Elternrats an einem Ort. Wo wir eine Rückmeldung brauchen, können Sie mit einem Fingertipp zusagen, absagen, »vielleicht« angeben oder eine Vertretung ankündigen. Dazu kommen Informationen aus dem Schulelternrat, der Gesamtkonferenz und dem Kreiselternrat. Für Fragen und den Austausch gibt es Diskussionen, die bei ihrem Thema bleiben, statt sich wie im Chat zu vermischen. Mit Umfragen finden wir gemeinsam einen Termin oder stimmen etwas ab. Und die Suche durchsucht alle Themen und Beiträge im Volltext.

WhatsApp schaffen wir damit nicht ab, die Gruppen bleiben unser schneller Draht zueinander. Künftig weisen wir dort aber nur noch kurz auf Neues hin und verlinken ins Portal. Das Portal selbst ist bewusst kein Chat, sondern der Ort, an dem alles geordnet und auffindbar bleibt.

Der Aufbau

Alles Wichtige steht auf der Startseite. Ganz oben finden Sie das Suchfeld und den Knopf »+ Neu«. Darunter zeigt Ihnen »Deine Antwort fehlt«, wo wir noch auf Ihre Rückmeldung warten, und Sie antworten gleich dort mit »Ich komme«, »Komme nicht«, »Vielleicht« oder »Vertretung«. Unter »Gespräche« stehen die laufenden Themen mit dem letzten Beitrag im Wortlaut, und über »Antworten« schreiben Sie direkt darunter zurück. Ältere Gespräche finden Sie über »Ältere im Board«. Daneben, am Handy weiter unten, stehen angepinnte Hinweise, die nächsten Termine, die Protokolle und Vorlagen für Einladungen und Protokolle. Unter den nächsten Terminen führt »Alle Termine« zur vollständigen Liste und »Monatskalender« zur Übersicht über den ganzen Monat.

Zwei Schulelternräte, ein Campus

Das Portal nutzen beide Schulelternräte in unserem Gebäude, der der Gemeinschaftsschule und der der Grundschule. Jeder hat seinen eigenen Bereich: Was der eine schreibt, sieht der andere nicht. Manches betrifft aber beide Schulen, etwa der Schulhof, die Mensa, die Sporthalle, der Schulweg oder das Campusprojekt. Solche Beiträge und Termine stehen bei beiden Schulelternräten, und Sie erkennen sie an ihrem hellgrünen Hintergrund und dem Wort »Campus«.

Datenschutz

Das Portal speichert nur, was für die Elternarbeit nötig ist: von den gewählten Elternvertretern Name, E-Mail-Adresse, Klasse und Amt, und das, was Sie selbst im Portal eintragen. Daten von Schülerinnen und Schülern werden nicht gespeichert. Endet Ihre Amtszeit, wird Ihr Zugang automatisch geschlossen. Unter »Konto« können Sie jederzeit Ihre Daten herunterladen oder Ihr Konto löschen. Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen.

So wollen wir das Portal nutzen

Damit das Portal übersichtlich bleibt und alle schnell finden, was sie suchen, bitten wir um ein paar einfache Gewohnheiten.

Ein Anliegen, ein Thema. Eröffnen Sie bitte für jedes Anliegen ein eigenes Thema und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Titel, damit man später auf einen Blick erkennt, worum es geht. Vorher lohnt sich ein Blick in die Suche, denn vielleicht gibt es schon einen Eintrag, an den Sie anknüpfen können.

Ein Beitrag und dazu, was er braucht. Neues legen Sie über den Knopf »+ Neu« oben auf der Startseite an: ein Titel, Ihr Text und nach Bedarf drei Häkchen. »Info« kennzeichnet Mitteilungen und Aushänge, auf Wunsch mit einem Datum, bis zu dem sie gelten. »Termin« hängt an den Beitrag alles, was ein Datum und einen Ort hat, auf Wunsch mit Rückmeldung. »Umfrage« wählen Sie, wenn Sie gemeinsam einen Termin finden oder etwas abstimmen möchten: Sie geben mehrere Terminvorschläge vor, zu denen alle mit einem Tipp Ja oder Nein sagen (wer nichts sagt, enthält sich), oder eigene Antworten, aus denen alle auswählen, eine je Person oder mehrere, wie Sie es festlegen. Abgestimmt wird mit einem einzigen Tipp, die Stimme ist sofort gespeichert und lässt sich jederzeit ändern, und ein zweiter Tipp auf dieselbe Antwort nimmt sie wieder zurück. Weitere Termine und Umfragen fügen Sie später auf der Seite des Beitrags hinzu, zum Beispiel »Wann?«, »Wo?« und »Um wie viel Uhr?« zu einem gemeinsamen Abend. Steht bei einer Terminfindung der beste Vorschlag fest, machen Sie daraus mit einem Klick den Termin, und wer abgestimmt hat, bekommt automatisch Bescheid. Ohne Häkchen ist Ihr Beitrag eine Diskussion für Fragen und den Austausch.

Wo soll es stehen? Oben im Formular wählen Sie, wo der Beitrag erscheint. Normalerweise ist das Ihr Schulelternrat. Mit »Campus« sieht ihn zusätzlich der Schulelternrat der anderen Schule — das passt für alles, was das Gebäude und den gemeinsamen Campus betrifft. Termine im Schulelternrat und im Campus sind immer öffentlich, damit Sie sie an alle Eltern weitergeben können. Alle anderen Beiträge bleiben im Schulelternrat, öffentlich stellen kann sie nur der Vorstand.

Antworten statt neu eröffnen. Zu einem bestehenden Thema antworten Sie bitte direkt dort, statt ein neues zu eröffnen. So bleibt beisammen, was zusammengehört. Mit »Zitieren« beziehen Sie sich auf einen bestimmten Beitrag. Möchten Sie jemanden ausdrücklich aufmerksam machen, schreiben Sie ein @ gefolgt vom Vornamen in Ihren Text, dann wird die Person per E-Mail benachrichtigt.

Anhänge und Korrekturen. An Ihre Beiträge können Sie Fotos und PDF-Dateien anhängen, zum Beispiel Elternbriefe oder Protokolle, und zwar bis zu fünf Dateien je Beitrag mit jeweils höchstens 5 MB. Fotos werden vor dem Hochladen automatisch verkleinert, Angaben zum Aufnahmeort entfernt. Fällt Ihnen nach dem Absenden noch ein Tippfehler auf, können Sie Ihren Beitrag 30 Minuten lang bearbeiten oder wieder löschen.

Bitte antworten. Eine herzliche Bitte bei Terminen und Umfragen: Geben Sie möglichst immer eine Rückmeldung, wenn danach gefragt wird. Auch eine Absage ist eine große Hilfe, weil wir dann verlässlich planen können und niemandem hinterhertelefonieren müssen. Auf der Startseite sehen Sie unter »Deine Antwort fehlt«, wo wir noch auf Sie warten.

Auf dem Laufenden bleiben. Über neue Beiträge hält Sie das Portal von selbst auf dem Laufenden: Sobald Sie ein Thema eröffnen oder darin antworten, haben Sie es abonniert und bekommen neue Beiträge per E-Mail, so wie unter »Konto« eingestellt. Andere Themen abonnieren Sie auf der Themenseite mit einem Klick, und genauso einfach beenden Sie dort ein Abo.

Für die Eltern Ihrer Klasse. Manches ist auch für die Eltern Ihrer Klasse interessant. Themen und Termine, die als »öffentlich« gekennzeichnet sind, lassen sich ohne Anmeldung lesen; Sie erkennen sie am blauen Wort »öffentlich« und können den Link einfach in Ihre Klassengruppe schicken. Alle öffentlichen Termine stehen außerdem unter Termine, und jede Familie kann sie von dort in den eigenen Handy-Kalender übernehmen. Alles andere sehen nur angemeldete Elternvertreter. Für den Austausch innerhalb Ihrer Klasse gibt es außerdem das Klassenboard.

Fehler gefunden oder eine Idee?

Das Portal ist noch neu und wird Schritt für Schritt weiterentwickelt. Gut möglich, dass hier und da noch etwas hakt oder umständlicher ist, als es sein müsste. Wenn Ihnen ein Fehler auffällt oder Sie eine Idee haben, wie etwas einfacher gehen könnte, schreiben Sie uns an elternrat@gutenberg.schule. Am meisten hilft es, wenn Sie kurz beschreiben, was Sie tun wollten und welches Gerät Sie benutzt haben, am besten mit einem Bildschirmfoto. Keine Rückmeldung ist zu klein, denn das Portal soll für uns alle gut funktionieren.