Datenschutzhinweise

Interimsfassung vom 17.09.2026, ergänzt am 19.09.2026 (Telefonnummern), am 22.09.2026 (Zugang der Schulleitung), am 29.09.2026 (Klassenboards), am 30.09.2026 (Registrierung der Klassenleitung) und am 05.10.2026 (Protokolle) — die abgestimmte Endfassung folgt (Kanban #29).

Verantwortlich

Schulelternrat der Ganztagsschule „Johannes Gutenberg" Wolmirstedt, vertreten durch den Vorstand, c/o Ganztagsschule „Johannes Gutenberg", Meseberger Str. 32, 39326 Wolmirstedt, E-Mail elternrat@gutenberg.schule.

Welche Daten, wozu

Das Portal verarbeitet Daten gewählter Elternvertreter: Name, E-Mail-Adresse, Klasse des Kindes, Amt, weitere Funktionen (Gesamtkonferenz, Klassenkonferenz, Kreiselternrat) und Amtszeit, dazu die Beiträge, Termine, Rückmeldungen und Stimmen in Umfragen, die diese Personen selbst im Portal eintragen. Wer möchte, gibt zusätzlich eine Telefon- und eine Handynummer an: Beides ist freiwillig, sieht nur der Vorstand und lässt sich im eigenen Konto jederzeit ändern oder entfernen. Zweck ist die Arbeit des Schulelternrats nach §§ 55 bis 63 des Schulgesetzes Sachsen-Anhalt: Information der Elternvertreter, Terminabstimmung, Beratung. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung bei der Registrierung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sowie die Aufgabenwahrnehmung des Gremiums.

Ein weiteres Konto richtet der Vorstand auf Wunsch für die Schulleitung ein, die am Schulelternrat beratend teilnimmt. Gespeichert werden dafür Name und dienstliche E-Mail-Adresse, freiwillig eine Telefonnummer; eine Klasse und ein Elternamt gibt es bei diesem Konto nicht. Es liest und schreibt im Board „Schulelternrat" und sieht weder den internen Bereich des Vorstands noch die Mitgliederliste oder die Post an den Schulelternrat. Wo die Schulleitung mitliest, steht als Hinweis über der Themenliste. Rechtsgrundlage ist die Zusammenarbeit von Schule und Elternvertretung nach §§ 55 bis 63 des Schulgesetzes Sachsen-Anhalt, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Daten von Schülerinnen und Schülern werden nicht verarbeitet.

Klassenboards

Jede Klasse kann ein eigenes Klassenboard haben. Eingeschaltet wird es von den gewählten Elternsprechern der Klasse. Eltern melden sich über einen Link an, den die Elternsprecher in die Klassengruppe stellen. Gespeichert werden dafür nur Name und E-Mail-Adresse und die Klasse, zu der die Anmeldung gehört — keine Namen von Kindern, keine Telefonnummern. Die Anmeldung geben die Elternsprecher der Klasse frei; dafür sehen sie den Namen. Die Teilnahme ist freiwillig; wer nicht mitmacht, bekommt die Informationen weiter über die Elternsprecher.

Lesen und schreiben dürfen in einem Klassenboard nur die Elternsprecher der Klasse, die freigegebenen Eltern und — wenn eingerichtet — die Klassenleitung. Deren Konto entsteht über die Registrierung im Portal oder wird vom Administrator angelegt (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Klasse); freigeschaltet wird es in beiden Fällen vom Administrator. Der Schulelternrat und sein Vorstand sehen die Klassenboards nicht. Eltern und Klassenleitung sehen umgekehrt nichts aus den Boards des Schulelternrats, nur die öffentlichen Termine der Schule. Die Liste der Eltern einer Klasse sehen nur deren Elternsprecher. Für den technischen Betrieb hat der Administrator Zugriff auf den Server, wertet Inhalte aber nicht aus.

Wer aus der Klasse ausscheidet, tritt im eigenen Konto aus oder wird von den Elternsprechern entfernt. Ist ein Elternteil danach in keiner Klasse mehr, wird sein Konto gelöscht; Beiträge bleiben ohne Namen stehen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung bei der Anmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, im Rahmen der Arbeit der Klassenelternschaft nach §§ 55, 56 und 59 des Schulgesetzes Sachsen-Anhalt; für die Klassenleitung die Zusammenarbeit von Schule und Elternvertretung, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Bitte schreibt in den Klassenboards nichts über einzelne Kinder.

Protokolle

Sitzungsprotokolle, Anwesenheitslisten und Wahlniederschriften des Schulelternrats und der Klassenelternschaften lassen sich im Portal ausfüllen oder als Scan hochladen. Gespeichert werden dabei die Angaben des Vordrucks: Datum, Ort, Sitzungsleitung und Protokollführung, Tagesordnung, Beschlüsse mit Stimmenzahlen, der Verlauf in Stichworten, Aufgaben mit Namen sowie die Namen der Anwesenden und Entschuldigten — auch von Personen, die kein Konto im Portal haben. Rechtsgrundlage sind die Aufgaben der Elternvertretungen nach §§ 55 bis 59 des Schulgesetzes Sachsen-Anhalt, zu denen das Protokollieren der eigenen Sitzungen gehört: § 84a Abs. 1 SchulG LSA, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Ein Protokoll des Schulelternrats lesen die Mitglieder des Schulelternrats seiner Schule, ein Protokoll einer Klasse nur die Personen dieser Klasse. Ins Portal gehören ausschließlich die Protokolle der Elterngremien: Protokolle von Klassenkonferenzen und Gesamtkonferenzen werden hier nicht gespeichert und von niemandem angefordert: Die Konferenzen sind nicht öffentlich, ihre Niederschriften bleiben nach der Konferenzverordnung in der Schule, und Beratungen über einzelne Schülerinnen und Schüler sind streng vertraulich. Die Protokolle sind Ergebnisprotokolle ohne pädagogische Inhalte und ohne Angaben zu einzelnen Kindern; private Adressen und Telefonnummern gehören nicht hinein. Entfernen kann ein Protokoll der Vorstand, bei einer Klasse deren Elternsprecher. Über eine feste Aufbewahrungsfrist entscheidet der Schulelternrat; bis dahin werden Protokolle nicht automatisch gelöscht. Wie ein Protokoll geführt wird und was hineingehört, steht unter Protokoll führen.

Anmeldung und Sitzung

Die Anmeldung erfolgt über einen per E-Mail versandten Link, der 15 Minuten gültig ist. Danach bleibt das Gerät bis zu ein Jahr angemeldet; dafür wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt. Es gibt kein Tracking und keine Cookies Dritter. Zur Missbrauchsabwehr werden bei Anmeldeanfragen die IP-Adresse und der Browsertyp für 15 Minuten ausgewertet und danach nicht mehr benötigt.

E-Mails

Mails werden über das Postfach elternrat@gutenberg.schule im Microsoft-365-Tenant der Schule versandt. Das Portal protokolliert Empfänger, Betreff und Zeitpunkt, nicht den Inhalt.

E-Mails an den Schulelternrat

Wer an elternrat@gutenberg.schule schreibt, erreicht den Vorstand des Schulelternrats. Das Portal ruft diese Mails aus dem Postfach ab (Microsoft 365, Tenant der Schule) und zeigt sie ausschließlich den Mitgliedern des Vorstands: Absender, Betreff, Text und auf Abruf die Anhänge, dazu den Bearbeitungsstand und die Antwort. Die Mails werden nicht weitergeleitet und nicht im Board veröffentlicht. Zwölf Monate nachdem eine Mail beantwortet oder erledigt ist, löscht das Portal sie samt Antwort und Anhängen endgültig. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung des Anliegens im Rahmen der Aufgaben der Elternvertretung nach dem Schulgesetz, Art. 6 Abs. 1 lit. e und f DSGVO. Bitte schreib uns nur, was für dein Anliegen nötig ist.

Hosting

Das Portal läuft auf einem Server der IONOS SE in Deutschland. Verbindungsdaten des Webservers werden zur Fehlersuche kurzzeitig gespeichert.

Speicherdauer

Kontodaten bleiben bis zum Ende der Amtszeit plus sechs Monate, danach werden sie anonymisiert. Konten von Eltern in Klassenboards bleiben, solange sie zu einer Klasse gehören. Abgelehnte Registrierungen und Anmeldungen werden sofort gelöscht. Eine Löschung auf Wunsch ist jederzeit im eigenen Konto möglich; Beiträge bleiben dann ohne Namen erhalten.

Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerruf der Einwilligung. Im Konto kannst du deine Daten selbst exportieren und dein Konto löschen. Beschwerden nimmt der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt entgegen.